Un bon fichier client tient en une dizaine de colonnes : qui est le client, comment le joindre, ce qu'il a acheté, quand, et quand le relancer. Tu peux télécharger ici un modèle gratuit, qui s'ouvre dans Excel, Google Sheets ou Numbers. Voici comment le remplir, les règles à respecter, et les signes qu'il est temps de passer à un outil plus pratique.
Les colonnes indispensables
| Colonne | À quoi elle sert |
|---|---|
| Prénom et nom | Personnaliser chaque message |
| Téléphone | Le canal le plus utilisé en vente directe |
| Les confirmations et les suivis | |
| Ville | Regrouper les livraisons ou les réunions |
| Comment il t'a connu | Savoir ce qui marche : réunion, bouche-à-oreille, réseaux |
| Produits achetés | Proposer les bons produits la fois suivante |
| Date du dernier achat | Savoir quand reprendre contact |
| Prochaine relance | La plus importante : une date, pas une intention |
| Préférences | Goûts, allergies, produits qu'il n'aime pas |
| Accord pour les messages | Respecter les règles de la prospection |
| Notes | Tout le reste : anniversaire, enfants, anecdote d'une réunion |
Le modèle gratuit
Il reprend toutes ces colonnes, avec une ligne d'exemple et un seul onglet pour rester simple.
Télécharger le modèle de fichier client (format CSV, compatible Excel, Google Sheets et Numbers).
Trois astuces pour qu'il reste utile
- Chaque lundi, trie par « Prochaine relance ». Les clients à contacter dans la semaine remontent en haut.
- Une ligne par client, pas par commande. Si tu veux le détail des commandes, mets-le dans un deuxième onglet, sinon le fichier devient illisible.
- Mets-le à jour juste après chaque vente. Un fichier rempli « plus tard » ne l'est jamais.
Les règles de la CNIL à respecter
Ton fichier contient des données personnelles. Quelques règles simples s'appliquent, même pour une petite activité :
- Ne garde que l'utile. Pas de numéro de sécurité sociale, pas d'information sensible.
- Préviens tes clients que tu enregistres leurs coordonnées, pour quoi faire, et qu'ils peuvent les consulter ou les faire supprimer.
- Ne garde pas tout indéfiniment. Pour un prospect qui ne t'a jamais répondu, la CNIL recommande de ne pas conserver ses données plus de trois ans après leur collecte ou son dernier contact (ouvrir un e-mail ne compte pas comme un contact).
- Demande l'accord avant d'envoyer des messages commerciaux par SMS ou par e-mail à un particulier. Exception : tes clients existants, pour des produits semblables à ceux qu'ils ont déjà achetés, à condition qu'ils puissent refuser facilement à tout moment.
- Protège ton fichier : un code sur ton ordinateur et ton téléphone, et pas de copie qui traîne sur une clé USB.
Quand le tableur ne suffit plus
Excel est parfait pour démarrer. Mais dès quelques dizaines de clients, les limites arrivent vite :
- Sur le téléphone, c'est pénible : petites cases, défilement sans fin, cellule effacée par erreur.
- Rien ne te prévient : le fichier ne te dit pas qui relancer aujourd'hui, c'est à toi d'y penser.
- Le fichier est ailleurs : sur l'ordinateur ou sur un Drive, rarement sous la main quand un client t'appelle.
- Les doublons s'accumulent : le même client noté deux fois, avec deux numéros différents.
- Clients et commandes sont séparés : retrouver ce qu'une personne a acheté il y a six mois prend du temps.
Sur le terrain
Avant, je faisais tout avec Excel, et c'était la galère. Je devais tout le temps passer par mon Drive pour y accéder, et sur le téléphone, c'était encore plus difficile de tout garder en ordre et à jour. Depuis que j'ai créé mon CRM sous forme d'application, c'est tellement plus facile. Vraiment.
Un CRM pensé pour la vente à domicile
C'est de là qu'est né Mon CRM : un outil simple, sur le téléphone comme sur l'ordinateur, conçu pour les conseillers en vente directe.
- tes clients, leurs commandes et leurs préférences au même endroit ;
- la liste de qui relancer aujourd'hui, sans y penser ;
- des messages prêts à envoyer ;
- tes données exportables à tout moment.
Tu te demandes aussi quel statut choisir pour vendre ? Lis le guide VDI ou micro-entreprise.
Questions fréquentes
Excel ou Google Sheets pour un fichier client ?
Google Sheets est plus pratique pour y accéder depuis ton téléphone et ton ordinateur. Excel fonctionne mieux hors connexion. Le modèle s'ouvre dans les deux.
Combien de temps peut-on garder les données d'un client ?
Tant que la relation commerciale dure, puis pour un temps limité. Pour un prospect sans réponse, la CNIL recommande trois ans au maximum après son dernier contact.
Peut-on envoyer des SMS de relance à ses clients ?
Oui à tes clients existants, pour des produits semblables à ceux qu'ils ont achetés, s'ils peuvent refuser facilement. Pour un simple prospect, il faut son accord avant.
Quel est le meilleur outil pour suivre ses clients en vente à domicile ?
Un tableur pour démarrer, puis une appli faite pour le métier dès que tu as des relances à suivre chaque semaine. Mon CRM s'essaie gratuitement pendant 14 jours.
Sources
Écrit par Théo Le Masson
Jeune ténor et conseiller indépendant en parfums, j'aide écoles, associations et CSE à financer leurs projets. J'ai aussi créé Mon CRM, l'appli des conseillers en vente directe. Mon histoire →
